הצלחה של תהליך סורסינג נמדדת ביכולת להפוך חיפוש ופנייה יזומה למועמדים רלוונטיים שמתקדמים בתהליך הגיוס. מספר הפרופילים שנמצאו או מספר ההודעות שנשלחו אינם מספיקים כדי להעריך את איכות העבודה. נדרשת בחינה של כל שלבי המשפך, החל מדיוק החיפוש, דרך שיעורי המענה והתגובות החיוביות ועד למעבר לראיונות ולהעברת מועמדים מתאימים בזמן סביר.
המדידה מאפשרת להבין היכן התהליך עובד, היכן מועמדים נושרים ומה צריך לשנות. לעיתים הבעיה נמצאת במיפוי השוק, לעיתים בנוסח הפנייה ולעיתים בדרישות משרה שאינן תואמות את מאגר המועמדים הקיים.
מדוע מספר הפניות אינו מדד להצלחה?
מספר הפניות מציג את היקף הפעילות, אך לא את התוצאה שלה. סורסר יכול לשלוח מאות הודעות בלי להגיע למועמד מתאים אחד. במקביל, חיפוש מדויק יותר עשוי להניב מספר קטן של פניות עם שיעור גבוה של תגובות רלוונטיות.
לכן חשוב להבחין בין שלושה סוגי מדדים:
- מדדי פעילות: כמה חיפושים בוצעו, כמה פרופילים נבדקו וכמה פניות נשלחו.
- מדדי המרה: כמה מועמדים השיבו, הביעו עניין והתקדמו לשיחה או לראיון.
- מדדי איכות: כמה מהמועמדים שהועברו התאימו בפועל לדרישות והמשיכו בתהליך.
מדדי הפעילות מסבירים מה נעשה. מדדי ההמרה והאיכות מראים אם הפעילות הייתה אפקטיבית.
שיעור המענה לפניות
שיעור המענה מודד כמה מהמועמדים שאליהם בוצעה פנייה השיבו, בין שהתשובה הייתה חיובית ובין שהייתה שלילית.
החישוב הוא:
מספר המועמדים שהשיבו ÷ מספר הפניות שנמסרו בהצלחה × 100
לדוגמה, אם נשלחו 80 פניות ו־24 מועמדים השיבו, שיעור המענה הוא 30%.
המדד יכול להצביע על האפקטיביות של ערוץ הפנייה, שורת הנושא, נוסח ההודעה, רמת הפרסונליזציה והתזמון. עם זאת, אין להסיק ממנו לבדו שהתהליך מצליח. שיעור מענה גבוה יכול לכלול מספר רב של תשובות שליליות.
כדי לפרש את המדד נכון, צריך לפלח אותו לפי:
- תפקיד או משפחת תפקידים
- דרגת בכירות
- ערוץ הפנייה
- חברה או קבוצת חברות יעד
- נוסח ההודעה
- פנייה ראשונה לעומת הודעת המשך
- מועמדים פעילים לעומת מועמדים פסיביים
פילוח כזה מאפשר לזהות אם שיעור מענה נמוך נובע מבעיה כללית או מקבוצה מסוימת בתוך החיפוש.
שיעור התגובות החיוביות
שיעור התגובות החיוביות מודד כמה מהמועמדים שקיבלו פנייה הביעו עניין בהמשך שיחה. זהו מדד מדויק יותר משיעור המענה הכללי משום שהוא מפריד בין תגובה מנומסת או סירוב לבין נכונות לבחון את ההזדמנות.
החישוב הוא:
מספר התגובות החיוביות ÷ מספר הפניות שנמסרו בהצלחה × 100
אפשר לחשב גם את שיעור החיוביים מתוך כלל המגיבים:
מספר התגובות החיוביות ÷ מספר המועמדים שהשיבו × 100
שני החישובים עונים על שאלות שונות. הראשון בוחן את יעילות כלל הפניות. השני בודק עד כמה ההצעה משכנעת בקרב מי שבחרו להגיב.
שיעור נמוך של תגובות חיוביות עשוי להצביע על כמה בעיות:
- ההצעה אינה מתאימה לקהל שאליו פונים
- המסר אינו מסביר את הערך של התפקיד
- טווח האחריות או רמת הבכירות אינם ברורים
- תנאי העבודה אינם תחרותיים עבור קהל היעד
- הפנייה כללית מדי
- קיימת אי התאמה בין הטייטל לבין הניסיון המבוקש
במקרה כזה, הגדלת מספר הפניות בדרך כלל לא תפתור את הבעיה. צריך לבדוק את קהל היעד ואת הצעת הערך של המשרה.
מעבר מפניית סורסינג לשיחה ראשונית
הבעת עניין אינה מבטיחה שהמועמד יגיע לשיחה. לכן יש למדוד כמה מהמועמדים שהגיבו בחיוב קבעו והשלימו שיחת היכרות או שיחת סורסינג.
החישוב הוא:
מספר שיחות הסורסינג שהתקיימו ÷ מספר התגובות החיוביות × 100
פער גדול בין תגובה חיובית לבין קיום שיחה יכול להעיד על תהליך תיאום מסורבל, זמני תגובה ארוכים, חוסר בהירות לגבי השלב הבא או ירידה בעניין לאחר קבלת מידע נוסף.
כדאי להפריד בין מועמדים שלא קבעו שיחה לבין מועמדים שקבעו ולא הגיעו. אלה שני מצבים שונים שמחייבים טיפול שונה.
מעבר משיחת סורסינג לראיון
אחד המדדים המרכזיים לבחינת איכות הסורסינג הוא שיעור המועמדים שעוברים משיחת הסורסינג לראיון עם הגורם הבא בתהליך.
החישוב הוא:
מספר המועמדים שהתקדמו לראיון ÷ מספר שיחות הסורסינג שהושלמו × 100
שיעור מעבר נמוך יכול להצביע על כך שהחיפוש מביא מועמדים שאינם עומדים בדרישות, ששיחת הסורסינג אינה בודקת את הנושאים הנכונים או שהגדרת התפקיד אינה ברורה מספיק.
במקרה כזה צריך לבדוק:
- אילו פערים חוזרים אצל המועמדים שנפסלו
- האם תנאי הסף הוגדרו באופן חד משמעי
- האם הסורסר והמנהל המגייס מפרשים את הדרישות באותה צורה
- האם המועמדים מבינים את אופי התפקיד לפני השיחה
- האם קיימות דרישות שלא הופיעו בבריף המקורי
- האם המנהל המגייס משנה את הקריטריונים במהלך התהליך
אם מועמדים רבים נפסלים מאותה סיבה, מדובר במידע שצריך לחזור אל אסטרטגיית החיפוש ולא להישאר רק כהערה על מועמד מסוים.
שיעור קבלת המועמדים על ידי המנהל המגייס
העברת פרופיל למנהל המגייס אינה מעידה שהמועמד מתאים. צריך למדוד כמה מהמועמדים שהוצגו התקבלו להמשך התהליך.
החישוב הוא:
מספר המועמדים שהמנהל אישר להמשך ÷ מספר המועמדים שהוצגו × 100
זהו מדד חשוב לאיכות הכיול בין צוות הסורסינג לבין המנהל המגייס. כאשר השיעור נמוך, ייתכן שהסורסר לא קיבל מספיק מידע, שהפרופיל המבוקש השתנה או שהמשוב מהמנהל אינו ברור.
כדי לשפר את המדד, צריך לתעד את סיבת הדחייה ולא להסתפק בסימון כללי של חוסר התאמה. סיבות כמו ניסיון טכנולוגי חסר, רמת בכירות, תחום פעילות, יציבות תעסוקתית או ציפיות שכר מאפשרות לזהות דפוס ולשנות את החיפוש.
זמן עד להעברת מועמדים רלוונטיים
מדד הזמן בוחן כמה זמן חולף מרגע פתיחת משימת הסורסינג ועד להעברת המועמד הרלוונטי הראשון או קבוצת המועמדים הראשונה.
אפשר למדוד מספר נקודות זמן:
- זמן עד להצגת הפרופיל הרלוונטי הראשון
- זמן עד לקיום שיחת הסורסינג הראשונה
- זמן עד להעברת המועמד הראשון למנהל המגייס
- זמן עד ליצירת מאגר מועמדים מספק
- זמן בין שלב אחד לשלב הבא
המדד מאפשר לזהות עיכובים, אך הוא חייב להיבחן לצד איכות המועמדים. העברה מהירה של פרופילים שאינם מתאימים אינה הישג. מצד שני, חיפוש ארוך ללא תוצרים עשוי להעיד שהגדרת המשרה צרה מדי או שאסטרטגיית החיפוש אינה מתאימה.
בתפקיד מורכב או נדיר, זמן ארוך יותר אינו בהכרח כישלון. המדידה צריכה להתייחס לקושי היחסי של המשרה ולמאפייני השוק.
שיעור המועמדים הרלוונטיים מתוך המאגר שנבדק
מדד זה בוחן את איכות מיפוי השוק ואת מחרוזות החיפוש. הוא מציג כמה מהפרופילים שנבדקו עמדו בתנאי ההתאמה הראשוניים.
החישוב הוא:
מספר הפרופילים שנמצאו רלוונטיים ÷ מספר הפרופילים שנבדקו × 100
שיעור נמוך עשוי להעיד על טייטלים רחבים מדי, חברות יעד שאינן מתאימות, מילות חיפוש לא מדויקות או קריטריונים שאי אפשר לזהות מתוך הפרופיל.
המדד אינו צריך להיות גבוה בכל מצב. בחיפוש אחר פרופיל נדיר ייתכן שיהיה צורך לבדוק מועמדים רבים. חשיבותו נמצאת בעיקר בהשוואה בין אסטרטגיות חיפוש שונות ובמעקב אחר השיפור לאורך התהליך.
שיעור נשירה בכל שלב
מדידת התקדמות בלבד אינה מספיקה. צריך לבדוק גם היכן מועמדים עוזבים את התהליך:
- לאחר הפנייה הראשונית
- לאחר קבלת פרטים על המשרה
- לפני שיחת הסורסינג
- לאחר שיחת הסורסינג
- לפני הראיון עם המנהל
- במהלך שלבי המיון הבאים
נשירה חוזרת באותה נקודה יכולה להעיד על בעיה בתפקיד, במסר, במהירות התהליך או בתיאום הציפיות. לדוגמה, אם מועמדים מגיבים בחיוב אך מסירים מועמדות לאחר שהם שומעים על מודל העבודה, הממצא צריך להשפיע על אופן הפנייה ועל הגדרת קהל היעד.
כיצד בונים לוח מדדים לתהליך סורסינג יעיל?
לוח המדדים אינו צריך לכלול כל נתון שאפשר לאסוף. הוא צריך לסייע בקבלת החלטות. עבור רוב תהליכי הסורסינג אפשר להתחיל מהמדדים הבאים:
| שלב | מדד | השאלה שעליה הוא עונה |
| חיפוש | שיעור פרופילים רלוונטיים | האם הגדרת החיפוש מדויקת? |
| פנייה | שיעור מענה | האם המועמדים מגיבים למסרים? |
| עניין | שיעור תגובות חיוביות | האם ההזדמנות מתאימה לקהל היעד? |
| שיחה | שיעור קיום שיחות | האם מועמדים מתקדמים מהתעניינות לפעולה? |
| סינון | מעבר משיחת סורסינג לראיון | האם נמצאים מועמדים שעומדים בדרישות? |
| הגשה | שיעור אישור על ידי המנהל | האם קיים כיול נכון מול המנהל המגייס? |
| מהירות | זמן עד להעברת מועמד רלוונטי | האם התהליך מתקדם בקצב מתאים? |
יש להציג את המדדים לפי תקופה, משרה, קבוצת תפקידים וערוץ. נתון כולל עלול להסתיר הבדלים משמעותיים בין חיפוש לתפקיד נפוץ לבין חיפוש לתפקיד נישתי.
איך מפרשים את המדדים כמערכת אחת?
אין מדד יחיד שמוכיח הצלחה. צריך לבחון את הקשרים בין המדדים.
שיעור מענה נמוך לצד שיעור גבוה של תגובות חיוביות יכול להעיד שהחיפוש מדויק, אך ערוץ הפנייה או הנוסח אינם מצליחים להגיע לחלק גדול מהמועמדים.
שיעור תגובות חיוביות גבוה לצד מעבר נמוך לראיונות עשוי להצביע על פער בין המסר הראשוני לבין דרישות התפקיד.
שיעור גבוה של מועמדים שעוברים משיחת סורסינג לראיון, לצד דחייה נרחבת מצד המנהל המגייס, עשוי להעיד על חוסר כיול פנימי.
גם תוצאה טובה צריכה להיבחן לאורך זמן. מדד של שבוע אחד או מספר קטן של פניות אינו תמיד מספיק כדי להסיק שהשיטה עובדת. נכון להשוות בין תקופות דומות, תפקידים דומים וערוצי חיפוש דומים.
כיצד משתמשים בנתונים כדי לשפר את התהליך?
מדידה נועדה להוביל לשינוי. לכל חריגה צריך להיות צעד המשך מוגדר:
- שיעור מענה נמוך: לבדוק ערוץ, תזמון ונוסח פנייה.
- שיעור תגובות חיוביות נמוך: לבדוק קהל יעד והצעת ערך.
- מעט שיחות שהתקיימו: לפשט את התיאום ולקצר זמני תגובה.
- מעבר נמוך לראיון: לחדד תנאי סף ושאלות סינון.
- דחיות רבות מצד המנהל: לבצע כיול מחדש ולתעד סיבות.
- זמן ארוך להעברת מועמדים: לבחון את היקף השוק ואת ריאליות הדרישות.
בתהליך סורסינג מקצועי, הנתונים אינם משמשים רק לדיווח על ביצועים. הם מאפשרים לעדכן את מפת השוק, לשנות את פרופיל החיפוש ולשפר את התיאום בין צוות הגיוס לבין המנהלים המגייסים.
מדידה נכונה מחברת בין פעילות, איכות ומהירות
תהליך סורסינג יעיל אינו נמדד בכמות ההודעות שנשלחו, אלא ביכולת להגיע למועמדים מתאימים ולהעביר אותם בין שלבי המשפך. שיעור המענה, שיעור התגובות החיוביות, המעבר משיחת סורסינג לראיון והזמן עד להעברת מועמדים רלוונטיים מספקים יחד תמונה שימושית של התהליך.
כאשר בוחנים את המדדים לפי משרה, קהל יעד וערוץ, ניתן לזהות את מקור הבעיה ולבצע שינוי ממוקד. כך המדידה הופכת מכלי דיווח לכלי שמסייע לבנות תהליך סורסינג מדויק, עקבי ואפקטיבי יותר.
